MASALAH DALAM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Suatu perusahaan pasti
memiliki suatu masalah dalam kegiatan operasional maupun non operasional.
Masalah selalu muncul dalam situasi dan kondisi apapun. Masalah itu selalu ada
ketika informasi yang terima suatu perusahaan tidak relevan dengan informasi sebenarnya.
Semua sistem informasi
akan menyebabkan masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya
sistem tersebut didesain.
Masalah yang muncul harus
diselesaikan dengan pertimbangan yang baik dan benar. Perbaikan masalah sistem
informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap
masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming
mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah
sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan
melakukan perbaikan kecil (minor).
Masalah sistem informasi berhungan dengan
karakteristik informasi. Hasil dari sistem informasi harus dapat digunakan
untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika
tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.
Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain : Banyak
laporan yang isinya terlalu panjang, Laporan tidak digunakan oleh pihak yang
menerimanya, Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI(Sistem Informasi),
Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan, Bertumpuknya
keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.
Dalam suatu masalah harus ada pemecahannya, Pemecahan
masalah merupakan tindakan yang dilakukan untuk menghandle permasalahan yang
ada dalam sistem informasi. Yang mana istilah pemecahan masalah mengingatkan
pada perbaikan hal-hal yang salah. Tidak diragukan lagi bahwa para manager
memberi respon dengan cepat pada pengaruh-pengaruh yang merugikan, untuk
mencegah atau meminimumkan kerusakan. Namun para manager juga memeberi respon
pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan. Saat para manager menemukan
kinerja yang luar biasa baik, mereka bertindak untuk menjadikannya lebih baik
lagi atau untuk mencapai kinerja sebaik itu di area yang lain. Jadi pemecahan
masalah berarti tindakan memberi respon terhadap massalah untuk menekan akibat
buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.
B.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar
belakang di atas ada beberapa masalah yang dapat dipetik:
a. Apakah pengertian masalah dalam sistem informasi
manajemen?
b. Apa sajakah jenis masalah dalam Sistem
Informasi Manajemen ?
c. Apa yang dimaksud dengan pemecahan masalah dalam
informasi manajemen?
d. Solusi apa yang dapat digunakan untuk mengatasi
masalah-masalah yang ada dalam informasi manajemen?
e. Bagaimanakah contoh Masalah dalam perusahaan
dan analisis masalah tersebut ?
C.
Tujuan
a. Mengetahuai pengertian masalah dalam sistem
informasi manajemen.
b. Memahami jenis masalah dalam Sistem Informasi
Manajemen
c. Mengetahui maksud dari pemecahan masalah dalam
sisitem informasi manajemen.
d. Menerapkan solusi dalam mengatasi masalah sistem
informasi manajemen.
e. Mampu menyebutkan contoh Masalah dalam
perusahaan dan analisis masalah tersebut.
BAB II
PEMBAHASAN
I.
Pengertian masalah secara umum
menurut para ahli :
1.
Irmansyah Effendi
Masalah adalah pelajaran saat anda sadar
sebagai kesadaran jiwa, anda dengan mudah dapat melihat kelemahan dan masalah
anda
2. Abdul
Cholil
Masalah adalah bagian dari kehidupan.
Setiap orang pasti pernah menghadapi masalah, bisa bersumber dari diri sendiri
maupun bersumber dari orang lain
3.
Jeffry
Liker
Masalah merupakan peluang untuk perbaikan,
kebalikan dari masalah adalah peluang
4.
Jujun
Suparjan Suriasumantri
Masalah merupakan titik tolak dari seluruh
kegiatan keilmuan yang akan dilakukan
5.
Istijanto
Masalah merupakan bagian yang paling penting
dalam proses riset, sebab masalah memberi pedoman jenis informasi yang nantinya
akan dicari
6.
Richard
Carlson
Masalah adalah tempat terbaik untuk
berlatih agar hati kita tetap terbuka karenamasalah adalah bagian dari
kehidupan kita
7.
Agung Wijaya
Masalah merupakan suatu keadaan yang tidak
seimbang antara harapan/keinginan dengan kenyataan yang ada
Dari beberapa kesimpulan diatas ,Masalah merupakan situasi yang timbul
karena ketidakstabilan dari suatu sisitem. Dimana masalah biasanya dinggap
sebagai sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit menggap sebagai
sesuatu untuk meraih kesempatan. kita menyatukan usaha meraih kesempatan
kedalam pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah secara negatif sebagai
kondisi atau kejadian yang berbahaya atau membahayakan peruahaan, atau secara
negatif sebaagi sesuatu yang menguntungkan atau merugikan. Semua sistem informasi
akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut
didesain. Beberapa hal yang menyebabkan sistem informasi mempunyai masalah,
antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah.
c. Perubahan prosedur
operasional.
Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance
programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan
fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen
dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk
perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).
II.
Jenis-Jenis Permasalahan
Seorang
manjaer mungkin memahami sebagia persoalan lebih baik dari pada yang lain.
Maslah mengenai berapa banyak persediaan yang harus dipesan untuk pengisisan
kembali adalah suatu contoh permasalahan yang mungkin sangat dipahami oleh
seorang manajer. Ada beberapa permasalahan didalam sistem informasi,
diantaranya :
a.
Masalah terstruktur
Masalah terstruktur merupakan masalah yang
terdiri dai elemen-elemen dan hbungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh
pemecah masalah.
b.
Maslah tak
terstruktur
Masalah terstruktur merupakan masalah yang
berisi elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami
oleh pemecah masalah. Sebagai contoh masalah tak terstruktur adalah maslah
personalia yang ada paa suatu departemen, yang pegawai-pegawainya tidak dapat
bekerja sebagai satu team karena perbedaan perilaku. Manejer bisnis biasanya
kurang diperlengkapi untuk mendefinisiskan permasalahan seperti itu secara
terstruktur.
c.
Masalah
semi-terstruktur
Masalah semi-terstruktur merupakan masalah
yang berisi sebagian elemen-elemen atau hubungan yang di mengerti oleh pemecah
masalah. Contohnya adalah pemilihan lokasi untuk membangun pabrik baru.
Sebagian elemen, seperti biaya tanah, pajak dan biaya pengiriman bahan baku,
dapat di ukur dengan tingkay ketepatan yang tinggi. Namun elemen-elemen lain,
seperti bencana alam, dan sikap massyarakat sukar di identifikasi dan diukur.
Setelah prosedur dibuat, komputer dapat
memecahkan masalah terstruktur tanpa memerlukan keterlibatan manager.
Sebaliknya manajer harus melkukan sebagin besar tugas memecahkan maslah tak
terstruktr. Di area maslah semi-terstruktur yang luas, manjer dan komputer
dapat bekerja sama dalam menuju suatu solusi.
Jika definisi
masalah adalah kesenjangan antara target kinerja dan hasil aktual, hal tersebut
dapat kita terima, maka dari segi kognitif kita dapat mengelompokkan masalah
sebagai berikut:
1. Masalah yang diciptakan (problem
to be created), yaitu menetapkan target kinerja yang meningkat secara
terus-menerus, kemudian berusaha untuk menyelesaikannya melalui upaya giat
terus-menerus. Masalah yang diciptakan ini sering disebut masalah potensial (potential
problems) yang baru akan menjadi masalah aktual (actual problems) di
masa yang akan datang. Upaya menyelesaikan masalah ini adalah melalui inovasi
kreatif (peningkatan radikal dramatik) terus- menerus. Program Lean Six Sigma
yang sangat popular sekarang ini merupakan program inovatif untuk solusi
masalah yang diciptakan ini.
2. Masalah yang dirasakan (problems
to be perceived), yang berkaitan dengan upaya peningkatan secara bertahap
terus-menerus yang bertujuan memperkuat posisi yang sekarang. Penerapan Kaizen
dalam organisasi merupakan contoh solusi masalah yang dirasakan ini.
3. Masalah yang telah terjadi (problems
already occurred), yang berkaitan dengan target-target masa lalu yang tidak
tercapai atau deviasi dari standar-standar yang ditetapkan.
III. Pemecahan Masalah
Pada Sistem Informasi Manajemen
Pemecahan Masalah merupakan suatu aktivitas untuk menyelesaikan masalah.
Sedangkan masalah adalah suatu kondisi yang merugikan atau memiliki potensi
merugikan bagi sebuah perusahaan atau yang menguntungkan atau memiliki potensi
untuk menghasilkan keuntungan. Adapun Tahap Pemecahan Masalah meliputi :
1) Aktivitas Intelijen
2) Aktivitas
Perancangan
3) Aktivitasn
Pemilihan
4) Aktivitas
Peninjauan
Aktivitas Pemecahan Masalah sangat
erat kaitanya dengan Pengambilan Keputusan. Pengambilan Keputusan adalah suatu
kegiatan untuk menyelesaikan masalah yang dipilih untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
IV.
Solusi dalam Usaha Pemecahan Masalah
Pentingnya pemecahan
masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada
konsekuensinya. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Pengambilan
keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan
memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan
masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.
Setelah masalah didefinisikan, manajer
mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mngevaluasinya, memilih dan
menerapkan satu yang tampaknya terbaik, dan membuat tindak lanjut untuk
memastikan bahwa solusi itu efektif.
a.
Mengidentifikasi
berbagai alternatif solusi
Manajer
mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
Hal ini lebih mudah bag manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan
solusi-solusi yang telah berhasil dimasa lalu, tetapi kreaifitas dan intuisi
juga berpera penting.
Sebgai contoh
bagaimana berbagai solusi diidentifikasi, anggaplah permasalahannya adalah
komputer yang tidak dapat menangani volume aktivitas perusahaan yang semakin meningkat. Ada 3
solusi alternatif:
·
Menambah lebih
banyak peralatan pada komputer yang ada utuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya.
·
Menggantika
komputer yang ada dengan komputer yang lebih besar.
·
Mengganti komputer
yang ada dengan jaringan komputer lokal (local area network) dari
komputer-komputer yang lebih kecil.
·
Mengevaluasi
berbagai alternatif solusi
Semua alternatif
harus dievaluasi dengan menggunakan kritera evaluasi yang sama, yang mengukur
seberapa bak suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Walau kriteria evaluasi
dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah
seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya.
·
Memilih solusi
terbaik
Setelah
mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu memilih satu alternatif
yang tampak terbaik. Henry Mintzberg, seorang ahli teori manajemen,
mengidentifikasi 3 cara yang manajer lakukan dalam memiih alternatif terbaik,
yaitu:
b.
Analisis
Suatu evaluasi
sistematis atas pilihan-pilihan, mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut
pada tujuan organisasi. Contohnya para anggota sesi JAD(joint application
design atau rancangan apikasi bersama) memutuskan pendekatn yang akan diambil
dalam menerapkna sistm informasi eksekutif.
c.
Penilaian
Proses mental dari
seorang manajer. Misalnya manajer perusahaan manufaktur mnerapkan penalamna dan
intuisi dalam mengevaluasi taat letak pabrik baru yang disusulkan oleh model
matematika.
d.
Tawar menawar
Negoisasi antara
beberapa manajer. Contohny adalah perundingan diantara para anggota komite
eksekutif mengenai sistem informasi fungsional yag mana akan diterapkan.
e.
Menerapkan Solusi
Masalah tidak
terpecahkan haya dengan memilih solusi terbaik. Solusi ituperlu diterapakn
peralatan komputer juga harus dipasang.
Membuat tindak
lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap
mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang
direncanakan. Jik solusi kurang dari yang diharapka, tahap-tahap pemecahan
masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah lalu dicoba sekali
lagi, proses ini diulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah
terpecahkan.
V.
Contoh Masalah dalam Perusahaan dan Analisisnya
Masalah yang terjadi pada PT Bima Nusantara antara lain:
- Langganan mengeluh.
- Banyak Piutan tidak tertagih.
- Pengendalian Manajemen kurang efektif
Dari subyek-subyek masalah terjadi,
analisis sistem harus dapat mengidentifikasikan kemungkinan-kemungkinan
penyebab terjadinya masalah-masalah ini.
- Masalah yang terjadi adalah langganan mengeluh, dapat diidentifikasikan yang menyebabkan masalah ini adalah karena 2 hal, yaitu:
- Pelayanan yang kurang baik pada pelanggan.
- Barang yang dikirim sering tidak sesuai.
- Masalah yang terjadi adalah banyak piutang tidak tertagih. Masalah ini dapat diidentifikasikan karena beberapa sebab, yaitu:
- Evaluasi pemberian kredit yang kurang benar
- Penagihan piutang yang kurang efektif
- Masalah yang terjadi adalah pengendalian manajemen kurang efektif. Masalah ini dapat diidentifikasikan karena disebabkan oleh kurang tersedianya laporan yang berkualitas.
IDENTIFIKASI PENYEBAB
MASALAH
Nama Proyek :
________________
Tanggal :
________________
Dibuat Oleh :
________________
Disetuji Oleh :
________________
|
No.
|
Masalah yang dihadapi
|
Identifikasi
Penyebab Masalah
|
|
1
|
Langganan Mengeluh
|
a. Pelayanan Kurang baik pada
langganan
|
|
b. Barang yang dikirim sering tidak
sesuai
|
||
|
2
|
Banyak piutang tidak tertagih
|
a. Evaluasi pemberian kredit tidak
benar
|
|
3
|
Pengendalian Manajemen kurang efektif
|
a. Kurang tersedianya laporan yang
berkualitas
|
IDENTIFIKASI TITIK
KEPUTUSAN PENYEBAB MASALAH
Nama Proyek : ________________
Tanggal :
________________
Dibuat Oleh : ________________
Disetuji Oleh : ________________
|
No.
|
Identifikasi Penyebab Masalah
|
Titik Keputusan
|
Lokasi
|
Aplikasi
|
|
1
|
Pelayanan Kurang baik kpd Langganan
|
a. Penanganan Order Langganan
|
Order Penjualan
|
Penjualan
|
|
b. Proses
Pembuatan Order Penjualan
|
Order Penjualan
|
Penjualan
|
||
|
c. Proses
evaluasi kredit
|
Bagian Kredit
|
Penjualan
|
||
|
d. Proses
pengambilan barang
|
Gudang
|
Penjualan
|
||
|
e. Proses pembuatan dokumen pengiriman
|
Bag. Pengiriman
|
Penjualan
|
||
|
f. Proses pembuatan faktur
|
Billing
|
Penjualan
|
||
|
2
|
Barang yg dikirim sering tdk sesuai
|
a. Kebenaran data difaktur
|
Billing
|
Penjualan
|
|
b. Kelengkapan faktur yang didukung
laporan pengiriman
|
Billing
|
Penjualan
|
||
|
3
|
Eveluasi pemberian kredit yg kurang
benar
|
a. dukungan informasi untuk pemberian
kredit
|
Bagian Kredit
|
Penjualan
|
|
4
|
Kurang tersedianya laporan yg
berkualitas
|
a. proses pembuatan laporan
|
Akuntansi
|
Penjualan
|
IDENTIFIKASI
PERSONIL-PERSONIL KUNCI
Nama Proyek : ________________
Tanggal :
________________
Dibuat Oleh : ________________
Disetuji Oleh : ________________
|
Nama
|
Bagian/Dept.
|
Jabatan
|
Tugas
|
|
Ibu Eni
|
Order Penjualan
|
Staff
|
- Menerima Order dari Langganan
- Membuat dokumen order penjualan
- Membandingkan dokumen packing slip dengan order langganan
|
|
Ibu Yeni
|
Order Penjualan
|
Staff
|
- Mengarsip order langganan
- Memintakan persetujuan kredit kepada manajer kredit
- Mendistribusikan order penjualan
|
|
Bpk Edi
|
Order Penjualan
|
Kepala Bagian
|
- Bertanggungjawab terhadap pembuatan order penjualan
|
|
Bpk Jono
|
Bagian Kredit
|
Manajer Kredit
|
- Menyetujui penjualan kredit dengan menandatangani order penjualan
- Mengendalikan piutang-piutang yang harus ditagih
|
Dari Identifikasi diatas, menunjukan bahwa dalam memecahkan masalah
harus memperhatikan segala aspek, agar keputusan yang diambil bisa sesuai
dengan masalah yang dihadapi oleh perusahaan.
BAB III
A. Kesimpulan
Masalah selalu muncul dalam situasi dan kondisi apapun. Masalah itu
selalu ada ketika informasi yang terima suatu perusahaan tidak relevan dengan
informasi sebenarnya. Semua sistem informasi
akan menyebabkan masalah, tanpa
memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain.
Jenis-Jenis Permasalahan
a. Masalah terstruktur
b. Maslah tak terstruktur
c. Masalah semi-terstruktur
Dalam suatu masalah harus ada pemecahannya,
Pemecahan masalah merupakan tindakan yang
dilakukan untuk menghandle permasalahan yang ada dalam sistem informasi.
Tahap Pemecahan Masalah Pada Sistem Informasi
Manajemen
1. Aktivitas Intelijen
2. Aktivitas Perancangan
3. Aktivitasn Pemilihan
4. Aktivitas Peninjauan
SUMBER :
http://tutiyalieve.blogspot.co.id/2012/10/masalah-dalam-sistim-informasi-manajemen.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar